En la entrega anterior poníamos en mente qué es ser eficiente y qué es ser efectivo. Ahora, efectivicémoslo de forma eficiente con las siguientes ideas.
Idea 9: Paga por el software que te ayude a hacer tu trabajo de forma eficiente y efectiva.
¿Vas a abrir una empresa ahora en 2023? Ni pienses en usar facturas en papel. Utiliza facturas electrónicas. Tendrás que pagar 500 pesos por mes y no 500 cada dos años, pero el usar facturación electrónica te ahorrará un montón de trabajo y tiempo.
¿Tienes que hacer un trabajo para el que necesitas un software específico? Cómpralo, o arriéndalo. No pierdas tiempo en prácticas que terminan siendo ineficientes, como el uso de programas sustitutos o el pirateo de software. Hoy mucho software se puede contratar por mes. Y ese costo se lo cargas a tu proyecto.
¿Necesitas controlar el tiempo de los proyectos, gestionar varias tareas en un proyecto y poder emitir reportes claros y elegantes? Olvídate de llevar las horas en un libro de Excel. Contrata un software en la nube que te permita hacer esas tareas. Podrán ser 10 o 15 dólares por mes, pero te rendirá cada dólar. Y ten en cuenta que ese software debe avanzar contigo y adaptarse a tu modelo de negocio. Si un día deja de serte útil, cámbialo.
¿Sigues usando Microsoft Office 2007? Ahora puedes pagar el Microsoft Office y otras herramientas de oficina por unos pocos dólares (desde 6 dólares, dependiendo del plan) en planes mensuales y por usuario. Y cada licencia te deja usarlo en 5 dispositivos tuyos. Aunque a muchos les pese, el formato de archivos de Office es el estándar de facto para crear documentos y planillas de cálculo, así como el PDF de Adobe Acrobat es el estándar para compartir información que no debe ser modificada. Recuerda que ningún cliente se quejará porque le mandes un archivo de Word o de Excel, pero si le envías en otro formato, puede ser que tenga problemas para abrirlo.
¿Sigues usando un correo electrónico de Adinet o Hotmail? Las grandes empresas de nube (Google, Microsoft, Amazon y otros no tan grandes como Zoho) ofrecen planes de correo electrónico con tu propio dominio con buzones de 50 GB de espacio, además de una miríada de servicios, como servicios de conferencias, almacenamiento de archivos, etc. También los pagas por mes y por usuario. Entra un empleado, le compras licencia; se va, cancelas la licencia. Los servicios de nube y las licencias de software en planes mensuales nos ayudan a alinear nuestros requerimientos de herramientas a la ejecución de un proyecto, y no tienes que cargar con un costo enorme por algo que sabes que usarás durante un tiempo, pero puede que al próximo proyecto ya no lo necesites.
Idea 10: Realiza un presupuesto anual
Como me dijo una vez mi amigo “el Taco”, lo importante no es cumplir con la planificación, sino, haber planificado. Planificar es un ejercicio que nos ayuda a darnos cuenta de las falencias de nuestra idea de ejecución.
Lo primero que tenemos que realizar es un presupuesto anual. En el presupuesto anual, tenemos que detallar todos nuestros egresos e ingresos mes a mes. Si lo podemos llevar a nivel de cada cliente, mejor. Como empresa de servicios tengo varios clientes que me contratan algo en algún momento del año. Más o menos sé cuánto pueden necesitarme porque hace años que trabajo con ellos. También sé si pueden necesitarme más de lo que habitualmente me compran y puedo intentar ejecutar alguna estrategia de ventas para aumentar la venta hacia alguno.
Cuando tienes una empresa unipersonal, te va a pasar algo horrible: tus gastos personales se te van a mezclar con tus gastos empresariales. Es por eso que tienes que tener un presupuesto claro que incluya todo, porque un exceso o falta por un lado, te afectará en el otro. También te pasará que los bancos no te abrirán una cuenta personal y una empresarial (o PYME, como le llaman) por lo tanto, si quieres separar los números tendrás que usar 2 bancos diferentes. Hasta que se te termine la plata de una cuenta y te veas obligado a fondear la otra con la del otro banco.
Por eso es bueno tener los números claros y lo más separados posible. Así como tratar de usar herramientas que te ayuden a gestionar eso.
Para hacer mi primer presupuesto, utilicé una plantilla de Excel que se llamaba Presupuesto Familiar. Lo que hice fue personalizarla, agregando en ingresos, una fila para cada cliente y cuánto estimaba o cuánto quería poder facturarle cada mes a cada cliente individualizado. Si algún número no cerraba el mes, buscaba dónde ajustar, si trabajar más o gastar menos. Es una tarea que puede llevarte todo un fin de semana, pero rinde sus frutos. Y no importa tanto si se cumple, haberlo hecho te ayudó a conocer mejor tu negocio y que tengas el control.
Con el tiempo puedes ver que el presupuesto anual ya no es tan importante, al menos que quieras hacer una movida grande, como contratar un empleado o realizar una compra grande, como un vehículo. Ahí, para entender tu flujo de dinero, haces un nuevo presupuesto e impactas los costos asociados y los ingresos que te dejará la inversión.